4 errores que no debes cometer al usar tecnología en el trabajo

  • Según expertos de Intel el 70% de quienes tienen un notebook en Chile lo usan para trabajar, pero gran parte no se preocupa lo suficiente de ciertos aspectos clave al usar equipos en la oficina, afectando la productividad, seguridad o privacidad.
  • Usar el mismo dispositivo en hogar y oficina sin separar ambientes, no renovar la tecnología o la falta de programas de seguridad adecuados son algunas de las típicas fallas a la hora de proteger su tecnología en la oficina.

Santiago, 19 de marzo 2015.- ¿Usas tu equipo de trabajo para actividades personales? O al revés, ¿Tu equipo personal para temas de oficina? Tu información merece un máximo cuidado, así como tu propio rendimiento en el trabajo requiere la mejor herramienta, una que no te juegue en contra y potencie tus resultados.

Según cifras de Intel un 80 por ciento de las personas en Chile tiene un notebook, y entre ellos el 70 por ciento lo usa para trabajar. Por otro lado, está claro que la tecnologización de la oficina y la mujer en ella es alta. Un 67 por ciento de las mujeres usa un notebook para actividades profesionales, y un 65 por ciento trabaja con uno de escritorio. Sin embargo, los expertos de la compañía indican que aún nos falta tener más preocupación en cómo usamos estos equipos en horario laboral.

“El uso cotidiano e indispensable de tecnología en la oficina o al trabajar en casa ya es una realidad para la mujer chilena. Sin embargo, los hábitos al manejar la información en equipos como tablets o computadores no siempre son los adecuados. Y es que muchas veces no conocemos los riesgos que pueden implicar ciertas prácticas y cómo podemos mejorar nuestra productividad con pequeños cambios en la rutina de trabajo gracias a la tecnología”, aseguró Vicente Millán, Gerente de Desarrollo de Negocios Intel Chile.

Ante esta situación Intel entrega cuatro tips para identificar y no caer en los errores que no debes cometer al usar tecnología en la oficina.

  1. 1. ¡Nunca anotes tus contraseñas en un archivo del computador!

La manera más fácil de que alguien invada tu correo corporativo, tu cuenta en la intranet, la nube personal o redes sociales, es tener un archivo con tus contraseñas (como bloc de notas o planilla de texto). Es verdad que a veces la memoria no nos acompaña, pero es mejor es tener una aplicación que las administre. “Nunca hay que exponerse a que información tan relevante sea robada. Por lo que además de evitar dejar nuestras contraseñas expuestas, también es importante recordar que siempre debes cerrar tu sesión cuando dejas de usar una nube (como G+, Dropbox, archivos colaborativos de la oficina, etc.) sea del trabajo o personal.”, afirma Millán.

Por otro lado, se recomienda para incrementar la seguridad de las cuentas administradas en un equipo, que éste cuente con softwares incorporados. Por ejemplo, si se tiene un equipo de consumo general para trabajar, lo ideal es contar con un programa de Intel Security en el equipo. Por otro lado, de usar un dispositivo especial para uso corporativo, se puede usar tecnologías como VPro o McCAffe en tu computador. Un ejemplo de un programa de Intel Security que puedes usar fácilmente es el Password Manager, que administra tus contraseñas encriptándolas de forma segura. Perfecto para las olvidadizas. 

  1. 2. Dile adiós a ese equipo muy viejo

Sabemos que a veces es importante ahorrar, pero si lo piensas, mantener un computador para el trabajo de más de tres años puede convertirse en un gran problema de costos y tiempo. “La horas laborales perdidas por desperfectos o baja en el rendimiento de los equipos es 2,1 veces mayor que con los nuevos, pues los antiguos sufren más ataques con malware y consumen más energía. Tener un computador antiguo sólo te traerá pérdida de tiempo, problemas y malas caras. Nada peor que querer hacer algo y no poder porque tu PC no funciona bien. Por eso recomendamos refrescar la tecnología en el trabajo, para contar con mejor protección, rendimiento y duración de batería”, agrega el ejecutivo.

Además los costos de mantención de los equipos con esta antigüedad se incrementan. Si piensas en las mujeres emprendedoras, las PyMEs en Chile pierden hasta un mes de trabajo al año por la reparación de antiguos equipos que fallan, según cifras de Intel. Por otro lado, la misma fuente señala que un PC  nuevo puede ayudar a crear contenidos hasta 42% más rápido en comparación con los computadores viejos. Y también pierdes dinero cuando insistes con un equipo más antiguo. Según un estudio realizado por la firma Principled Technologies para Intel, el uso de dispositivos más nuevos como los 2en1 en el ámbito empresarial puede lograr una reducción de hasta 30% en el costo de propiedad de los dispositivos en un periodo de tres años. El ahorro se origina en la disminución de los costos directos de administración de notebooks y tabletas independientes

  1. 3. Tener un equipo que no se ajuste a tus necesidades

“Adquirir tecnología de forma inteligente no se trata de invertir más o menos, tiene que ver con fijarse en nuestras necesidades reales y buscar un equipo con la capacidad de cumplir estas tareas. Muchas veces gastamos de sobra en un gran computador cuando lo que necesitábamos en verdad es una tablet de alto rendimiento, por ejemplo. Y es que el mercado en Chile entrega una oferta muy amplia de productos, hay equipos enfocados para uso corporativo, otros para consumir contenidos y algunos sólo para educación. Por esto siempre hay que informarse de aspectos como el procesamiento, peso, duración de batería, apoyo en seguridad del dispositivo y vida útil”, señaló Vicente Millán, Gerente de Desarrollo de Negocios Intel Chile.

Algunos ejemplos de esta diversidad en la oferta local son los llamados computadores 2en1, que son una tablet o notebook a la vez. Corresponden a la respuesta perfecta para las personas que trabajan programas exigentes y buscan movimiento. Los empleados de PyMes por ejemplo, señalan en un estudio Intel  que ahorran 57 minutos al día por ocupar dispositivos móviles como los 2en1. “Se estima que los equipos 2en1 este año crezcan cuatro veces más que en 2014, como respuesta a una necesidad entre las consumidoras por este tipo de formato más flexible y potente”, asegura el ejecutivo.

¿Un ejemplo? Para una mujer que tiene su empresa y sale mucho a reuniones con clientes, equipos como el Lenovo ThinkPad Helix II o el HP Elitebook 810_Revolve son recomendables, ya  que gracias a su formato facilitan el moverse de un lado a otro en un día ajetreado. Otro ejemplo, si eres diseñadora o editora de contenidos audiovisuales, podría servirte el 2en1 HP X612 Pro con Windows 8.1, que posee  Intel® Core™ de 5ta generación. Equipos como éste aportan la potencia de un notebook tope de línea con la movilidad de una tablet.

  1. 4. Que tu foto del fin de semana no termine en manos ajenas

Cuando se trabaja con información sensible, hay que tener equipos que cuenten con niveles de seguridad integrados. Las amenazas a dispositivos móviles en  2014 ascendieron a 2.1 millones según TrendMicro, por lo que si tienes en tu equipo de trabajo datos clave para la empresa o subes fotos personales del fin de semana, debes tener un programa de protección de datos adecuado incluido. Las tecnologías incorporadas en los computadores con procesadores Intel de 4 ª generación Core vPro processors y McAfee seguridad móvil, están hechas para ayudar a manejar las preocupaciones de protección en un entorno empresarial. Por otro lado, no está demás decir que la información que guardas puede ser de suma importancia, por lo que nunca sobrará un programa que te salve de un robo o pérdida si tu empresa no tiene departamento TI. Siempre fíjate en que tu tablet o equipo posea niveles de seguridad incluidos, lo que además puedes complementar con servicios extra como apps de geolocalización de equipos o respaldo de información.

Una vez consideradas estas situaciones, si te diste cuenta que tienes que cambiar tu equipo entonces considera lo siguiente:  “Al hacer refrescamiento de tecnología la recomendación al buscar un dispositivo es pensar para qué lo usaremos y cuánto estamos dispuestos a pagar. Es necesario tener claro para qué lo quieres y dónde lo quieres usar. Después hay que preocuparse de que el equipo que elijas responda a ello, priorizar el procesador y duración de batería antes que el precio, y si trabajas con imágenes o audio fíjate que tengan una buena tarjeta de video”, agregó el ejecutivo.